Verwaltung

Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung scheinen alle Personen auf, die im ECS-System registriert sind. Hier können Benutzer bestätigt, deren Daten bearbeitet und bestimmte Personen (z.B. Gutachter) eingeladen werden.

Benutzer einladen

Über die Benutzerverwaltung kann ein neuer Benutzer (z.B. ein externer Gutachter) eingeladen werden. Die Aufgaben, die dem eingeladenen Benutzer zufallen, werden durch die Einladung freigeschalten.

Geben Sie Name, Geschlecht, Titel und E-Mail-Adresse an und wählen Sie unter Gruppen jene Gruppe aus, in der die betreffende Person eine Funktion erfüllt (z.B. Executive, Überprüfer des Gutachtens, externer Gutachter, Versicherungsprüfer, usw.). Beispiel: Bei der Einladung eines Sitzungsmitgliedes muss unter Gruppe “Sitzungsmitglied” ausgewählt werden. Wählen Sie desweiteren die Aufgabenart und die medizinische Kategorie. Es kann auch ein Fachgebiet für ein Expedited Review ausgewählt werden. Mit einem Klick auf Einladen wird der neue Benutzer angelegt.

Benutzerdetails ändern

Die Daten eines bereits angelegten Benutzers können über den Link Details ändern geändert werden. Klicken Sie dafür auf den betreffenden Namen in der Liste der Benutzer. Es öffnet sich die Detailansicht des Benutzers und der betreffende Link. Klicken Sie auf den Link. Sie werden auf eine neue Seite geleitet, wo Angaben geändert werden können. Klicken Sie zum Schluss auf Speichern.

Hier kann die Zuordnung zu Gruppen und Aufgabentypen geändert werden. Wenn ein Aufgabentyp einer Gruppe ausgewählt wird, ohne dass der Benutzer auch zu dieser Gruppe gehört, erscheint eine Fehlermeldung. Das bloße Zuteilen einer Gruppe zu einem Benutzer, bewirkt noch nicht, dass der Benutzer auch Aufgaben dieser Gruppe sehen kann. Dazu müssen die gewünschten Aufgabentypen im entsprechenden Auswahlfeld ausgewählt werden. Wird ein Aufgabentyp hinzugefügt oder entfernt, werden alle Benutzer der entsprechenden Gruppe mit einer Systemnachricht verständigt.

Benutzersuche

Nutzen Sie die Eingabefelder Tätigkeit, Gruppen, Aufgabenarten, Medizinische Kategorien und Name/E-Mail um nach einzelnen Personen, Gruppen oder Aufgabenarten zu suchen. Wenn Sie eine Liste aller Benutzer haben wollen, achten Sie darauf, dass Sie in den Auswahlfeldern keine Sucheinschränkungen machen.

Abwesenheit / Anwesenheit markieren

Damit der interne Arbeitsprozess der Ethikkommission weiterlaufen kann wenn ein interner Benutzer temporär ausfällt, hat die Bürogruppe die Möglichkeit, ihn als abwesend zu markieren und einen zeitweiligen Ersatz für die erhaltenen Nachrichten auszuwählen.

Die abwesende Person bekommt dafür in der Benutzerverwaltung den Status Verhindert und wird durch eine Vertretungsperson ersetzt. Klicken Sie dafür auf den Namen der verhinderten Person. Es öffnet sich eine detailierte Aufstellung ihrer Daten. Hier finden Sie auch den Link Als Verhindert markieren. Wenn Sie auf den Link klicken, werden Sie auf die Seite geleitet, wo die Person mittels einer Checkbox als verhindert markiert und die Nachrichtenvertretung ausgewählt wird. Sobald Sie auf Speichern geklickt haben, erscheint der Benutzer in der Benutzerliste als verhindert. Die Nachrichtenvertretung erhält alle Nachrichten, die im Abwesenheitszeitraum an die abwesende Person geschickt werden. Die angenommenen Aufgaben der abwesenden Person werden für die jeweilige Gruppe in der Aufgaben-Box unter der Überschrift Vertretungsaufgaben angezeigt.

Wenn eine Person als “abwesend” markiert wurde, wechselt in der Benutzerverwaltung der Link Als Verhindert markieren zu Als Anwesend markieren. Damit Sie die Anzeige zur Abwesenheit aufheben können, klicken Sie auf den Link Als Anwesend markieren und speichern Sie die Änderungen. Eine abwesende Person kann ihren Status, über den sie durch eine Meldung informiert wurde, im Profil oder in der Benutzerverwaltung ändern.

Aussscheiden von ehemaligen Office, Executive und Signing BenutzerInnen

Dabei ist es wichtig folgende Schritte zu tun:

  • Die betreffene Person (ehemalige Office/Executive/Signing Person) als verhindert markieren.
  • Eine Nachrichten Vertretung, also eine Nachfolgeperson, welche in der selben Gruppe ist, auswählen.
  • Danach ist diese Person auf inaktiv zu setzen, damit sie sich nicht mehr einloggen kann.

Warum ist dies wichtig: Das ECS merkt sich welche Office Person zuletzt bei einer Tätigkeit einer Studie mitgewirkt hat. Falls ein/e EinreicherIn an die EK schreibt, wird dies automatisch der letzten Office Person, welche eine Tätigkeit mit dieser Studie gehabt hat weiter gereicht.

Durch die Nachrichtenvertretung sorgen Sie dafür, dass Nachrichten an die inaktive Person, an die Vertretungsperson weitergeleitet werden. Sobald eine Tätigkeit im ECS in dieser Studie von der Vertretungsperson durchgeführt worden ist, merkt sich das ECS die neue Ansprechperson, und neuere Nachrichten werden danach an die neue Ansprechperson gesendet.

Abrechnung

Die Abrechnung von unverrechneten Einreichungen und Gutachten erfolgt durch Mitglieder der Executive- und Office-Gruppe.

Gebührenabrechnung

In der Gebührenabrechnung wird die Abrechnung von unverrechneten Einreichungen erstellt. Benutzen Sie die Filter, um eine Auswahl der studienbezogenen Rechungen zu treffen. Laden Sie dann die Auflistung als xls-Datei herunter und schicken Sie diese weiter an die Finanzabteilung.

Gutachter-Bezahlung

In der Gutachter-Bezahlung wird die Abrechnung von unverrechneten Gutachten erstellt. Die Filter ermöglichen dabei eine Auswahl der zu bezahlenden Gutachter. Wenn Sie die Abrechnung erstellt haben, können Sie sie als xls-Datei herunterladen und weiter an die Finanzabteilung schicken.

Erweiterte Einstellungen

Mitglieder der Executive- und Office-Gruppe können hier systemweite Einstellungen ändern.

Anpassungen

Unter Anpassungen können Sie den Standard-Empfänger, das Logo, die Adresse und die Sitzungsadresse, Kontakt-E-Mail, Kontakt-URL, die Liste der Mitglieder-URL sowie die Nachrichten-Signatur festlegen.

Wählen Sie mittels Checkboxen aus, ob Meldungen im Protokoll angezeigt werden sollen, ob Befangene in der Amendment-Antwort angezeigt werden sollen und ob eine interne Votums-Prüfung erforderlich ist.

Logo ändern

Wählen Sie das Logo Ihrer Wahl aus Ihrer Datei. Klicken Sie dann auf Speichern und laden Sie die Seite neu (mit Strg+Shift+R, damit auch der Browser Cache geleert wird). Das neue Logo erscheint nun statt dem alten in der Menüleiste der Seite.

Sie können hier auch das Logo für den Ausdruck ändern. Dieses sollte im Querformat sein und einen transparenten Hintergrund haben, um eine optimale Darstellung zu garantieren.

Voten

Zusatztexte, die hier eingetragen werden, scheinen so in ausgestellten Voten nach dem allgemeinen Beschluss auf.

Votenempfänger

Andere Ethikkommissionen werden automatisch über sie betreffende multizentrische Arzneimittelstudien benachrichtigt, die im ECS positiv beurteilt wurden. Damit dies passieren kann, müssen hier die E-Mail-Adressen aller anderen Ethikkommissionen eingetragen sein.

Statistik

In der Statistik sehen Sie die Summe aller Einreichungen sowie eine Aufschlüsselung nach bestimmten Kriterien: Die Anzahl der kommerziell gesponserten Studien, der multizentrischen Studien, der Studien nach dem AMG und jene nach dem MPG, die Studien mit einem B1, einem B2 oder einem B3 als Votum, sowie die Anzahl der abgelehnten bzw. zurückgezogenen Studien. Die Studien nach dem AMG und dem MPG sind zusätzlich nach ihrer Einreichungsart aufgeschlüsselt.

Textbausteine

Textbausteine ermöglichen Ihnen, längere Texte, die Sie oft verwenden, unter einem Kürzel abzuspeichern.

Unter dem Menüunterpunkt Textbausteine in der Verwaltung können Sie Textbausteine erstellen und bereits bestehende TBS bearbeiten und löschen. Zum Erstellen eines TBS klicken Sie auf Neu, wählen Sie ein Kürzel und füllen Sie dann den dazugehörigen Text in das darunterliegende Feld ein. Sobald Sie auf Speichern klicken, scheint der TBS in der von Ihnen erstellten Liste von TBS auf.

Um direkt im Eingabefeld einen Text einzufügen, klicken Sie direkt auf das blaue Paragraphen-Symbol, tippen Sie die Anfangsbuchstaben des gewünschten Textes ein und wählen Sie dann den Text aus der Auswahl aus.

Das Einfügen von Textbausteinen ist überall dort möglich, wo Sie das blaue Paragraphen-Symbol sehen. So z.B. im Notizblock oder in der Leseansicht einer Studie. Klicken Sie dafür auf das Symbol. Es wird die von Ihnen erstellte Liste von TBS angezeigt. Wählen Sie den betreffenden TBS mit einem Klick aus. Der Inhalt des TBS wird an der entsprechenden Stelle eingefügt.

PKI

Interne Benutzer brauchen aus Sicherheitsgründen ein Client Zertifikat, um sich in das System einloggen zu können. (Zuvor muss ein Benutzerkonto erstellt und eine interne Gruppe gewählt werden.) Erstellen Sie das Client Zertifikat, indem Sie unter User den neuen Benutzer auswählen und geben Sie dann unter Cn eine Bezeichnung für das Client Zertifikat ein (z. B.: Büro_Laptop, Privater_Laptop_Mustermann, Sitzungstablet_3, o. ä.) Sobald das Zertifikat erstellt ist, wird es per Email an die betreffende Person gesendet. Übermitteln Sie nun das Passwort für die Entschlüsselung des Zertifikats. Es scheint nach der Erstellung des Zertifikats bei Ihnen auf. Wählen Sie für die Übermittlung des Codes einen sicheren Kanal (z. B. Sprachanruf. Nicht Email!). Nun wird das Passwort eingegeben und das Client Zertifikat auf dem betreffenden Computer importiert. (Sehen Sie unten die einzelnen Schritte des Importierens im Firefox und Chrome.) Sobald das Client Zertifikat importiert ist, muss der Browser neu gestartet werden. Der neue Benutzer kann sich nun in das System einloggen.

Importvorgang bei Firefox: Preferences -> Advanced -> Certificates -> View Certificates -> Your Certificates -> Import... -> Datei auswählen -> Passwort eingeben

Importvorgang bei Chrome: Settings -> Show Advanced Settings... -> HTTPS/SSL -> Manage Certificates -> Your Certificates -> Import... -> Datei auswählen -> Passwort eingeben

Tags

Tags dienen dazu, Studien mit Schlagwörtern zu markieren. Alle Tags sind für alle internen Benutzer sichtbar und benutzbar.

Das Erstellen eines Tags erfolgt in der Verwaltung unter Tags. Klicken Sie dort auf Neues Tag. Benennen Sie das Tag und wählen Sie eine Farbe. Sobald das Tag gespeichert wurde, erscheint es in einer Liste aller Tags.

Taggen Sie eine Studie auf dem Status-Tab der betreffenden Studie. Klicken Sie dafür auf den Bearbeiten-Link in der Zeile Tags, wählen Sie ein Tag aus der Liste aus und klicken Sie dann auf Speichern. Das Tag scheint nun unter Tags auf. Wenn Sie ein Tag entfernen möchten, klicken Sie im Status-Tab auf den Bearbeiten-Link, klicken Sie das Tag weg und speichern Sie Ihre Einstellungen.

Sobald eine Studie ein Tag hat, erscheint sie überall mit diesem Tag. Suchen Sie nach bestimmten Studien mittels Tags in der Suche oder in der Liste aller Studien (Studien -> Alle Studien).