Sitzungen

In einer Sitzung werden Beschlüsse zu den der Sitzung zugeordneten Studien gefasst.

Die Menüpunkte Nächste Sitzung, Kommende Sitzungen, Vergangene Sitzungen und Neue Sitzung dienen dazu, die Tagesordnungspunkte für die Sitzungen festzulegen und zu koordinieren.

Neue Sitzung

Jede zukünftige Sitzung muss neu angelegt werden. Dies passiert durch die Office-Gruppe. Geben Sie den Titel (z.B. “Mai 20.. Sitzung”), den Zeitpunkt für die Sitzung, den letzten Einreichtermin, die Frist für die Expedited Reviews und den letzten Zeitpunkt, an dem eine Diplomarbeits-/Dissertationsstudie einem Meeting zugeordnet wird/werden kann, ein. Sie können das Datum mittels eines Kalenders auswählen. Uhrzeiten müssen manuell eingegeben werden.

Wenn Sie die Eingaben abgeschlossen haben und speichern, kommen Sie auf den Status-Tab der Sitzungsübersicht. Hier sind die Eintragungen, die Sie bezüglich der neuen Sitzung gemacht haben (Datum der Sitzung, Deadlines), auch editierbar.

Kommende Sitzungen

Die Liste der Kommenden Sitzungen zeigt Ihnen in chronologischer Reihung alle für die Zukunft eingetragenen Sitzungen.

Wenn Sie in die Übersicht einer bestimmten Sitzung gelangen wollen, klicken Sie auf den Titel der Sitzung.

Vergangene Sitzungen

Die Liste der Vergangenen Sitzungen zeigt Ihnen in chronologischer Reihung alle bereits abgeschlossenen Sitzungen.

Sitzungsübersicht

In der Sitzungsübersicht haben Sie Einblick über die offenen Aufgaben, Einreichungen und Meldungen für die zukünftige Sitzung. Zusätzlich haben Sie unter dem Tab Einreichungen eine Übersicht der Tagesordnungspunkte.

Status

Im Status finden Sie tabellarisch dargestellte Detailinformationen zur angelegten Sitzung sowie eine Übersicht davon, wie viele Studien pro Studienart in der Sitzung behandelt werden.

  • Der Titel wird sowohl in der Liste der Sitzungen, als auch in den Schriftstücken, die diese Sitzung betreffen (Agenda-PDF, Einladung der Teilnehmer, etc.), angezeigt.

  • Sie können den Sitzungstermin ändern. Klicken Sie dafür in der Zeile Geplant für auf den Bearbeiten-Button. Das System leitet Sie zur entsprechenden Seite weiter. Machen Sie dort Ihre Änderungen und klicken Sie dann auf Speichern. Sie werden zurück auf den Status geleitet, wo die Änderungen aufscheinen.

  • Zeigt der Status gestartet an, ist die Sitzung gerade am Laufen. Zeigt der Status beendet an, wurde die Sitzung gerade abgeschlossen. Zeigt der Status neu an, dann handelt es sich um eine Sitzung, die noch nicht als gestartet oder beendet markiert wurde.

  • Einladungen für Expedited Reviews können hier verschickt werden. Datum und Uhrzeit werden über den Button Bearbeiten festgelegt. Klicken Sie dann auf Einladung verschicken (Gruppe Office).

  • Die Tagesordnung kann als PDF-Datei heruntergeladen werden.

  • Der Zeitplan kann als PDF-Datei heruntergeladen werden.

  • Agenda versenden (Gruppe Office): Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird die Tagesordnung und der Zeitplan als PDF-Datei per Email zugesandt. Folgende Personen bekommen die Agenda:
    • Sitzungsmitglieder die bei Einreichungen der Sitzung als Spezialisten beteiligt sind
    • Mitglieder der Gruppe “Resident Boardmember”
    • Mitglieder der Gruppe “Omniscient Boardmember”
  • Sobald alle Voten von Einreichungen einer Sitzung erstellt worden sind, kann das Sitzungsprotokoll erstellt werden.

    Klicken Sie dafür auf den Link PDF erstellen und warten Sie, bis sich das Rädchen dreht. Laden Sie nach einer Weile die Seite neu, damit der Link Als PDF herunterladen erscheint. Klicken Sie dafür neben der Url auf Reload. Das Protokoll kann nun mittels eines Links heruntergeladen werden. Wenn Änderungen vorgenommen wurden, können Sie mittels des Link Protokoll verwerfen und neu erstellen das Protokoll erneut erstellen.

  • Das Sitzungsprotokoll kann sobald es erstellt wurde mit den Link als PDF-Datei herunterladen heruntergeladen werden.

  • Protokoll versenden (Gruppe Office): Verschickt das erstellte Protokoll als PDF-Datei via Email. Folgende Personen bekommen das Protokoll:
    • Sitzungsmitglieder die bei Einreichungen der Sitzung als Spezialisten beteiligt waren
    • Mitglieder der Gruppe “Resident Board Member”
    • Mitglieder der Gruppe “Omniscient Board Member”
    • Mitglieder der Gruppe “Meeting Protocol Receiver”

Statistik

Bei den Kategorien des oberen Blocks (Standard, AMG, MPG, AMG/MPG, Andere) handelt es sich um die Einteilungen des Arbeitsablaufs, d. h. als was die Studie von der Ethikkommission behandelt wird. Der zweite Block (Retro. Thesis, Expedited, Lokale EK, Dissertation, Diplomarbeit, Leitethikkommission, Gebührenpflichtig, B3 (behandelt), B3 (nicht behandelt)), Substantielle Amendments betrifft Zusatzinformationen, die sich auf den ersten Block beziehen. Als Gesamtzahl werden daher nur die Kategorien des oberen Blocks angegeben.

Alle Studien dieser Sitzung sind für berechtigte Gruppen als Link neben der jeweiligen Kategorie zu finden.

Offene Aufgaben

Hier sehen sie die offenen Aufgaben zu den Studien die in dieser Sitzung behandelt werden. Damit können Sie bei der Vorbereitung der Sitzung sicherstellen, dass alle für die Sitzung notwendigen Aufgaben vor derm Start der Sitzung abgeschlossen werden.

Einreichungen

Im Tab Einreichungen sehen Sie eine Aufstellung der Tagesordnungspunkte in chronologischer Reihenfolge. Während einer Sitzung ist der aktuelle TOP blau genkennzeichnet. Der Tab wird regelmäßig automatisch aktualisiert.

  • Über den Studien-Link gelangen Sie zur Leseansicht einer Studie.
  • Über das Download-Symbol lassen sich einzelne Studien herunterladen.
  • Sie können alle Dokumente der Sitzung als zip-Datei herunterladen.
  • Notizen zu Studien sind über das Notizblock-Symbol einsehbar.

Meldungen

Unter Meldungen sehen Sie alle Meldungen, die zwischen dem letzten und dem laufenden Protokoll eingegangen sind.

Planung

Spezialistenzuordnung

In der Einstufung wurden die Studien bestimmten medizinischen Kategorien zugeordnet. In der Spezialistenzuordnung können Sie nun auswählen, welcher Spezialist für eine bestimmte medizinische Kategorie in dieser Sitzung zuständig sein soll.

Die Spezialistenzuordnung zeigt auch die Befangenen an.

Zeitplanung

Der Zeitplan wird durch die Mitglieder der Office-Gruppe erstellt. Er gibt eine Übersicht über alle Tagesordnungspunkte (Einreichungen, Pausen, Sonstiges), deren Reihenfolge und Dauer hier festgelegt werden kann. Wenn Sie die Beginnzeit der Sitzung verschieben, verschieben sich auch die Beginnzeiten der Tagesordnungspunkte. Verletzte Abhängigkeiten werden erst durch eine neue Optimierung gelöst.

Teilnehmer

Alle auf einen Tagesordnungspunkt bezogenen Teilnehmer werden innerhalb des TOPs aufgelistet. Auf der rechten Seite der Ansicht finden Sie einen Überblick über alle Teilnehmer in dieser Sitzung.

Einschränkungen der Teilnehmer

Wenn ein Teilnehmer zu einer bestimmten Zeit nicht anwesend sein kann (weil der Teilnehmer erst später kommt, früher gehen muss oder zwischendurch abwesend ist), besteht die Möglichkeit über den Link Einschränkungen bearbeiten die betreffende zeitliche Einschränkung anzugeben. Zu jedem Teilnehmer gibt es einen eigenen Link, über den Sie zur entsprechenden Bearbeitungsseite gelangen.

Teilnehmer-Einschränkungen festlegen

Geben Sie in dieser Ansicht die zeitliche Einschränkung der betreffenden Person an. Klicken Sie dafür auf das Plus-Symbol. Dadurch öffnen sich Felder, in denen Sie den Zeitraum eintragen können. Zusätzlich besteht die Möglichkeit einer Gewichtungsangabe, d.h., Sie können mittels eines Auswahlfeldes angeben, ob der betreffende Zeitraum für die Person ungünstig oder unmöglich ist. Geben Sie mehrere Zeiträume an, wenn das der Fall sein sollte. Klicken Sie dafür jedes Mal auf das Plus-Symbol, damit sich neue Felder öffnen. Sollten Sie einen Zeitraum entfernen wollen, klicken Sie auf das Entfernen-Symbol.

Die Bearbeitung muss gespeichert werden, damit sie in die Zeitplanung aufgenommen werden kann.

Verletzte Einschränkungen

Wurde im Zeitraum, in dem ein Teilnehmer nicht anwesend ist (diese Zeit wird unter Einschränkungen bearbeiten angegeben), ein seine Anwesenheit erforderlicher TOP geplant, so scheint diese Kollission unter Verletzte Einschränkungen auf. Verletzte Einschränkungen werden rot gekennzeichnet, die Anderen in grün. TOPs die eine Einschränkung verletzen werden auch rot gekennzeichnet.

Falls es nicht möglich ist alle Einschränkungen zu erfüllen, können Sie eine Einschränkung für einene TOP ignorieren, indem sie beim TOP auf den jeweiligen Teilnehmernamen klicken. Dadurch wird der Teilnehmer durchgestrichen und das TOP rosa markiert. Damit wird die Einschränkung für diesen TOP bei der Optimierung ignoriert. Sie können dann für diesen Teilnehmer einen manuellen TOP zu einem anderen Zeitpunkt anlegen.

Optimierungen

Wenn Sie auf den Link Optimieren klicken, wird Ihnen automatisch - unter Berücksichtigung der zeitlichen Einschränkungen der Sitzungsteilnehmer - eine vorteilhafte Sortierung erstellt. Dieser Vorgang kann einige Sekunden in Anspruch nehmen. Während die Optimierung läuft, kann der Zeitplan nicht manuell bearbeitet werden. Sind Sie mit der Verteilung nicht zufrieden, können Sie den Vorgang wiederholen.

Falls Sie mehr Zeit für die Planung der TOPs zur Verfügung haben, besteht die Möglichkeit, die Funktion Lange Optimieren zu nutzen. Die Wartedauer ist etwas länger als bei der normalen Optimierung, aber das Ergebnis fällt vorteilhafter aus.

Tagesordnungspunkte selbst erstellen

Sie können einen neuen TOP hinzufügen (z.B. eine Pause oder einen TOP, der keinen Bezug zu einer Studie hat), indem Sie auf den Link Termin hinzufügen klicken. Sie werden auf die entsprechende Seite weitergeleitet. Geben Sie einen Titel ein. Wenn es sich dabei um eine Pause handelt, schreiben Sie “Pause”, “Mittagspause” o.ä. in das Titel-Eingabefeld und aktivieren Sie zusätzlich die Checkbox. Tragen Sie außerdem die ideale Startzeit und die Dauer ein. Die von Ihnen angegebene ideale Startzeit wird bei einer gegebenenfalls durchgeführten Optimierung berücksichtigt. Wenn Sie während der Erstellung abbrechen wollen, klicken Sie auf den entsprechenden Button. Wenn Sie die Angaben speichern, werden Sie zurück auf die Übersicht aller TOPs geführt, wo das neu erstellte TOP automatisch als letztes eingereiht wird. Klicken Sie auf eine der beiden Optimierungs-Optionen, um den neuen TOP möglichst gut in den Tagesablauf zu integrieren oder verschieben Sie es manuell.

TOPs, die unter Termin hinzufügen erstellt wurden, können wieder gelöscht werden.

Umsortierung der TOPs

Um die Einträge des Zeitplans manuell umzusortieren, nehmen Sie ein Element des Zeitplans und ziehen Sie es an die gewünschte Position. Beachten Sie, dass eine Optimierung in die Sortierreihenfolge eingreift und möglicherweise die von Ihnen gewählte Position des Elements verändert.

Zeitdauer eines TOPs ändern

Innerhalb eines jeden TOPs gibt es ein Eingabefeld, in dem Sie die Zeitdauer auf einen längeren oder kürzeren Zeitraum ändern können. (z.B. 00:15:00).

Pausen-TOP

Im Pausen-TOP sehen Sie die Anzahl der Teilnehmer vor, nach und während der Pause. Dadurch kann das System errechnen, für wie viele Teilnehmer Catering bestellt werden muss.

Sitzungsassistent

Der Sitzungsassistent wird von einem Mitglied der Office-Gruppe bedient. Er wird zu Beginn jeder Sitzung aktiviert und begleitet Sie durch den Zeitraum der Sitzung.